Financieel reglement 

 1. Betaalopdracht.

Voor elke betaling wordt een document "vkcip-betalingsopdracht.rtf" (zie bijlage) opgemaakt al dan niet rechtstreeks via de boekhouding (Mercurius VK) en gesigneerd (als schuldeiser). Op dit document moeten minstens de volgende gegevens zijn opgenomen: naam, bedrag, rekeningnummer, activiteit (betreft), duidelijke omschrijving en de nodige handtekeningen. Het document moet vergezeld zijn van de nodige bewijsstukken, zoals bijvoorbeeld facturen, kasbon(netje), …
In de eerstvolgende vergadering worden de betalingsopdrachten ter goedkeuring voorgelegd.

Bij dringendheid of bij voorafgaande afspraken kan een activiteitverantwoordelijke zelf een voorschot betalen. In dit geval is de activiteitverantwoordelijke ook de schuldeiser.

Bij zeer grote dringendheid kan de betaling geschieden zonder dat dit door de vergadering is goedgekeurd doch enkel indien er een formulier is ingevuld.

Meerdere uitgaven mogen op 1 borderel worden gezet indien het over 1 activiteit gaat.
Dus verplaatsing of andere kosten worden via een apart document opgegeven.

Het document wordt getekend door 3 bestuurders waaronder minstens 1 bestuurder die belast is met handtekening op het overschrijvingsformulier. Deze bestuurders zijn tevens de volmachtverleners. Elke overschrijving moet van minstens 2 handtekeningen voorzien zijn.

De huidige volmachtshouders zijn:

• Voorzitter Ronny Gabriëls
• Secretaris Bart Renders
• Penningmeester Jef Mens
• Bestuurder Danny Baelus
  

Voorbehouden aan administratie, daar komt:
-ofwel een kopie van het (door de bank afgestempelde) overschrijvingsformulier;
-ofwel een reden van het ontbrekende overschrijvingsformulier (vb betaling cash, zijnde inschrijvingsgelden).
 

De getekende documenten worden in de boekhouding opgenomen.
De penningmeester (of adjunct) zal de betalingsopdracht uitvoeren.
Elke betaling (hoe klein ook) gebeurt met behulp van een overschrijving.

2. Facturen en Ontvangsten.

2.1. Lidgelden

Voor het innen van de lidgelden kennen we 2 mogelijkheden:
-via maandelijkse of jaarlijkse overschrijving, Deze worden individueel opgenomen in de boekhouding (Mercurius VK).

2.2. Activiteiten.

De activiteitenverantwoordelijken schrijven het te betalen deel door de deelnemers in als opbrengsten of laten deze inschrijven in de boekhouding (VK Mercurius), .

2.3. Inningen.

In ieder geval worden alle ontvangsten gestort op de bankrekening van de VK Cipal Schaubroeck, zijnde 068-2367694-48 (Belfius Bank), met een duidelijke omschrijving of minstens de datum van de activiteit. In geval van achterstallige betalingen, zowel voor lidgelden als voor kosten van activiteiten, zal de penningmeester (of adjunct) een aanmaning maken. De activiteitenverantwoordelijke kijkt of elke deelnemer het juiste bedrag heeft gestort, zie bijvoorbeeld de lijst 'Opbrengsten per analytische rekening' (Mercurius VK).

3. Transfers.

De geldbewegingen tussen de diverse bankrekeningen (rekening courant en of deposito) worden ter kennisgeving voorgebracht in de eerstvolgende bestuursvergadering.

4. Begroting en rekening.

De penningmeester maakt per kwartaal een financiële toestand en brengt dit voor in vergelijking met de begrotingscijfers.
Op het einde van het jaar wordt de rekening voorgebracht. En wordt het voorstel tot begroting opgesteld.
 

Ronny Gabriëls                                                   Jef Mens

De Voorzitter                                                       De Penningmeester