Privacyverklaring Vriendenkring Cipal Schaubroeck vzw

Beknopt overzicht

We nemen privacy zeer serieus en dit geldt natuurlijk ook voor de persoonlijke gegevens van onze leden (“Gegevens”). Wij informeren u hierbij hoe wij uw gegevens verwerken en welke vorderingen en rechten u op grond van de voorschriften inzake de bescherming persoonsgegevens heeft.

Geldig vanaf 25 mei 2018.       

• Belangrijke contactgegevens van ons als verantwoordelijke instantie: (zie onder nr. 1)
  
  
• Categorieën van gegevens:
  In het bijzonder verwerken we de volgende categorieën persoonlijke gegevens over u: woonplaats, gezinssituatie, communicatiemiddelen, beperkte medische gegevens vb. allergieën.
  
  Soms stelt u deze gegevens rechtstreeks ter beschikking (bijvoorbeeld als onderdeel van het registratieproces (vb. inschrijvingsformulier als lid) of wanneer u ingaat op een activiteit en soms verzamelen we deze gegevens automatisch (bijvoorbeeld wanneer u onze website bezoekt of door het klikken in de activiteiten nieuwsbrief/kalender).
  
  
• Verwerkingsdoeleinden
  In het bijzonder verwerken wij uw gegevens om de diensten te leveren die horen bij het organiseren van activiteiten, inclusief activiteitaanbiedingen dewelke zijn afgestemd op uw interesses.
  

• Juridische basis
  De verwerking van uw gegevens is met name nodig voor de uitvoering van het organiseren van activiteiten in contract met u en voor het nastreven van legitieme belangen van ons.
  
  Als toestemming wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor bepaalde activiteiten of voor bepaalde categorieën(cookies), vragen we om uw toestemming.
  
  
• Categorieën ontvangers van uw gegevens
  Naast de verantwoordelijke autoriteiten hebben externe dienstverleners die ons helpen bij het aanbieden van onze diensten mogelijk ook toegang tot uw gegevens. Af en toe kunnen andere derden, zoals overheidsinstanties, externe adviseurs of bepaalde zakelijke partners uw gegevens ontvangen.  Uw gegevens worden momenteel niet buiten de EU verwerkt.
  
  

• Duur van de opslag van uw gegevens
  Wij verwerken en bewaren uw gegevens in principe voor de duur van onze contractuele relatie.
  
  

• Uw rechten omtrent gegevensbescherming, in het bijzonder het recht op bezwaar
  Onder bepaalde voorwaarden kunt u bij ons uw gegevensbeschermingsrechten doen gelden. In het bijzonder willen wij u wijzen op uw recht van bezwaar:
  
  In het geval van bepaalde redenen die voortvloeien uit uw specifieke situatie, hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens, als we de wettigheid van de gegevensverwerking rechtvaardigen met een belangenafweging of als de gegevensverwerking betrekking heeft op de profilering. In principe zullen we uw gegevens in dit geval niet langer verwerken.

• Vrijwillige gegevensverstrekking
  Er is geen wettelijke verplichting om uw gegevens aan Vriendenkring Cipal Schaubroeck vzw te verstrekken. U kunt echter niet deelnemen aan de activiteiten als u ons uw informatie niet ter beschikking stelt. Het verstrekken van uw gegevens is geheel vrijwillig. Als u uw informatie niet verstrekt, zult u geen juridische nadelen ondervinden, maar zult u niet kunnen genieten van de voordelen en activiteiten van de Vriendenkring Cipal Schaubroeck vzw.
  
  
  Gegevensbeschermingsinformatie in detail
  
  1. Voor de gegevensverwerking verantwoordelijke instanties en contactgegevens
  
  Vriendenkring Cipal Schaubroeck vzw is een VZW dewelke groeps- en familie activiteiten organiseert ten aanzien van haar leden. Het bestuur is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens in het kader van het activiteitenprogramma.
  
  Vriendenkring Cipal Schaubroeck vzw
  Cipalstraat 3
  B-2440 Geel
  E-mail: vk@cipalschaubroeck.be
  
  Toezichthouder voor gegevensbescherming
  
  De toezichthouder voor gegevensbescherming voor Vriendenkring Cipal Schaubroeck vzw kan als volgt worden gecontacteerd: vk@cipalschaubroeck.be
  
  2. Gegevenscategorieën
  
  We verzamelen en verwerken de volgende categorieën persoonlijke gegevens in ons ledenbestand en om nieuwsbrieven via e-mail uit te kunnen voeren.
  
  
  Gegevenscategorie                              Voorbeelden
  Persoonsgegevens                               Naam, geslacht, postadres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer (indien van toepassing)
  Voorkeuren voor e-mail                       Toestemming voor nieuwsbrieven per e-mail, frequentie, reactie
  Activiteiteninteresses                           Gebaseerd op in het verleden deelgenomen activiteiten
  Beperkte medische gegevens            vb. allergieën
  
  Soms stelt u deze gegevens rechtstreeks ter beschikking (bijvoorbeeld als onderdeel van het registratieproces van een activiteit) en soms verzamelen we deze gegevens automatisch (bijvoorbeeld wanneer u onze website bezoekt of door het klikken in de e-mail nieuwsbrief)
  
  

  Linken naar Sociale Media
  
  

  Op onze website zijn knoppen opgenomen waardoor u wordt doorverwezen naar Sociale Media-sites (Facebook, Yammer). De knoppen op onze website zijn hyperlinks en bevatten geen code van de desbetreffende Sociale Media-sites. Bij het bezoeken van deze Sociale Media-sites bestaat wel de mogelijkheid dat er door hen cookies geplaatst worden. Wij hebben daar geen invloed op. Lees de privacyverklaringen van de respectievelijke Sociale Media-sites om te lezen wat zij met uw (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken.

  
  
  3. Verwerkingsdoeleinden
  
  Wij verwerken uw persoonlijke gegevens in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Privacywet (België) en andere toepasselijke voorschriften voor gegevensbescherming voor de volgende doeleinden:
  
  - Het uitvoeren van de ledenadministratie
  - Activiteiten uitnodiging via E-mail
  - Vaststelling, uitoefenen en de verdedigen van rechtsaanspraken
  
  4. Wettelijke grondslag
  
  De verwerking van uw gegevens voor het uitvoeren van de ledenadministratie is toegestaan, omdat dit voor het uitvoeren van de contractuele overeenkomst met u voor de deelname aan activiteiten nodig is en omdat we een doorslaggevend gerechtvaardigd belang hebben. In het bijzonder rechtvaardigen wij onze doorslaggevend gerechtvaardigd belang als volgt: Door deel te nemen aan activiteiten als lid, hebt u uw interesse getoond in het verstrekken van gepersonaliseerde informatie over activiteiten van de Vriendenkring Cipal Schaubroeck vzw, met behulp van objectieve informatie evalueren wij uw activiteiten deelname, zonder gevoelige persoonlijkheidsprofielen te creëren en nemen wij geen geautomatiseerde beslissingen met juridisch of vergelijkbaar effect.
  
  Voor zover toestemming wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor bepaalde e-mails of voor bepaalde categorieën van cookies, vragen wij om deze toestemming. Als er geen toestemming wordt gegeven, zullen we de gegevensverwerkingsprocessen waarvoor toestemming is vereist, niet worden uitgevoerd.
  
  Bovendien maken wettelijke-toestemmingsnormen, zoals belastingtermijnperiodes of het geldend maken, uitoefenen en verdedigen van rechtsaanspraken, de verwerking van uw gegevens mogelijk.
  
  Vriendenkring Cipal Schaubroeck vzw handelt in overeenstemming met de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (Privacywet), en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG),  in werking getreden op 24/05/2016 en effectief van toepassing vanaf 25/05/2018,  en geldende regelgeving terzake.
  
  
  5. Ontvangers of categorieën van ontvangers van uw gegevens
  
  5.1 Cipal/Schaubroeck NV/DV:  Vriendenkring Cipal Schaubroeck vzw heeft als verantwoordelijke instantie alleen toegang tot uw gegevens voor zover dat nodig is om de doelstellingen van de interne taakverdeling te bereiken. Intern krijgen alleen de bestuursleden en medewerkers/vrijwilligers toegang tot uw gegevens die daadwerkelijk toegang tot deze gegevens nodig hebben.
  5.2 Dienstverlener: We hebben serviceproviders ingeschakeld die als opdrachtverwerkers toegang hebben tot uw gegevens en deze verwerken voor specifieke doeleinden die door ons zijn gespecificeerd. Deze opdrachtverwerkers kunnen marketing-serviceproviders zijn, website-hosting-serviceproviders, IT-ondersteuningsserviceproviders of websiteanalysedienstverleners.
  5.3 Andere derden: We kunnen uw informatie indien nodig delen met overheidsinstanties, externe adviseurs, zakelijke partners of rechtbanken.
  5.4 Internationale gegevenstransmissie: Hoewel alle ontvangers zich momenteel in de EU/EER bevinden, moet u verwachten dat ontvangers zich in de toekomst in een niet-EU/EER-land bevinden dat geen gegevensbeschermingsniveau biedt dat toereikend is in vergelijking met het Europese niveau van gegevensbescherming. Met name dienstverleners kunnen in de toekomst in de VS zitten. In dit geval zal Vriendenkring Cipal vzw ofwel serviceproviders selecteren die zijn gecertificeerd volgens het US-EU Privacy Shield-programma (artikel 45, lid 1 AVG) of overeenstemming bereiken met Cipal/Schaubroeck NV/DV met betrekking tot door de EU-standaardcontractbepalingen zoals goedgekeurd door de EU-Commissie (artikel 46, lid 2 (c) of (d) AVG).
  
  6. Duur van de opslag van uw gegevens
  
  Wij verwerken en bewaren uw gegevens in principe voor de duur van onze contractuele relatie. Dit omvat ook de eventuele totstandkoming van een contract (precontractuele juridische relatie).
  
  Bovendien zijn wij onderhevig aan verschillende verplichtingen inzake bewaring en documentatie, die onder meer voortvloeien uit het Belgische V.Z.W. - wetgeving. De hier vermelde uiterste data voor opslag en documentatie bedragen maximaal zeven jaar na het einde van de contractuele relatie of de precontractuele juridische relatie.
  
  Bovendien kunnen specifieke wettelijke voorschriften een langere bewaartermijn vereisen, zoals bijvoorbeeld het bewaren van bewijsmateriaal binnen de wettelijke verjaringstermijnen.
  
  Als de gegevens niet meer nodig zijn voor het nakomen van contractuele of wettelijke verplichtingen en rechten, worden deze regelmatig verwijderd, tenzij hun, tijdelijke, verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van de bovengenoemde doeleinden voor het doorslaggevende legitieme belang van de opdrachtgever.
  
  7. Uw rechten omtrent gegevensbescherming
  
  Onder bepaalde voorwaarden kunt u bij ons uw gegevensbeschermingsrechten doen gelden:
  
  Recht op herroeping van de toestemming: Als u toestemming hebt gegeven voor bepaalde soorten activiteiten, kunt u deze toestemming op elk moment intrekken met toekomstig effect. Een dergelijke herroeping heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de herroeping van uw toestemming of voor zover de verwerking op een andere wettelijke basis kan worden gerechtvaardigd.
  
  Recht op informatie: U hebt dus het recht op informatie van ons over uw opgeslagen gegevens volgens de regels van artikel 15 AVG (mogelijk met beperkingen).
  
  Recht op correctie: Op uw verzoek zullen wij de gegevens die over u zijn opgeslagen overeenkomstig artikel 16 AVG corrigeren als deze niet van toepassing of onjuist zijn.
  
  Recht op wissen: Indien u dit wenst, zullen wij uw gegevens verwijderen volgens de principes van artikel 17 AVG, indien andere wettelijke voorschriften (bijv. wettelijke bewaarplicht of de beperkingen) of een overheersende interesse van onze kant (bijv. ter verdediging van onze rechten en claims) hier niets op tegen hebben.
  
  Recht op beperking van verwerking: Rekening houdend met de voorwaarden van artikel 18 AVG, kunt u ons vragen om de verwerking van uw gegevens te beperken.
  
  Recht op bezwaar: Bovendien kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens in overeenstemming met artikel 21 AVG. Dit recht van bezwaar bestaat om bepaalde redenen die voortvloeien uit uw specifieke situatie en alleen voor gegevensverwerking waarvan de wettigheid gebaseerd is op een belangenafweging met betrekking tot profilering. We zullen uw gegevens in dit geval niet meer verwerken, tenzij we wettelijk gerechtigd zijn uw bezwaar te verwerpen. Een tegenstrijdigheid in activiteiten profilering, is echter verplicht voor ons en het is ons niet langer toegestaan uw gegevens voor deze doeleinden te verwerken. Als u uw toestemming voor activiteiten deelname hebt verstrekt en niet langer deze wenst te ontvangen, moet u uw toestemming herroepen.
  
  Recht op gegevensportabiliteit: U hebt ook het recht om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat volgens de voorschriften van artikel 20 AVG te ontvangen of aan derden door te geven.
  
  Klacht bij de gegevensbeschermingsautoriteit: Bovendien hebt u het recht om een beroep te doen op een bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (artikel 77 AVG). We raden u echter aan om in eerste instantie altijd een klacht in te dienen bij onze functionaris voor gegevensbescherming, zodat we uw verzoek zo snel mogelijk kunnen oplossen.
  
  Voor een snelle afhandeling vragen wij u om uw verzoeken om de uitoefening van uw rechten schriftelijk in te dienen bij het volgende adres of rechtstreeks bij onze functionaris voor gegevensbescherming.
  
  Vriendenkring Cipal Schaubroeck vzw
  Cipalstraat 3
  B-2440 Geel
  vk@cipalschaubroeck.be
  
  
  8. Reikwijdte van uw verplichtingen om uw gegevens ter beschikking te stellen
  
  Er is geen wettelijke verplichting om uw informatie aan Vriendenkring Cipal vzw te verstrekken. U kunt echter niet deelnemen aan de activiteiten als u ons uw gegevens niet verstrekt. Het verstrekken van uw gegevens is geheel vrijwillig. Als u uw informatie niet verstrekt, zult u geen juridische nadelen ondervinden, maar zult u niet kunnen genieten van de voordelen en de activiteiten van Vriendenkring Cipal Schaubroeck vzw.
  
  9. Diversen
  
  Deze informatie over de gegevensbescherming is voor het laatst bijgewerkt op 2 mei 2019. Vriendenkring Cipal Schaubroeck vzw behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid regelmatig bij te werken.